A radio emergency exercise for reporters to check-in with their managers in the aftermath of a natural disaster

There is a saying that goes: “By failing to plan, you are planning to fail.” No, it’s not a Benjamin Franklin quote. But it’s completely true. 

Even though the hurricane season is already approaching, you still have time to start an Amateur Radio Emergency Newsroom Alliance (ARENA) with ham radio operators. Or, at least, to get your radio equipment and a GMRS license to be able to communicate within your team if the internet, cellphones, and power are down. 

During my RJI fellowship, I have explained how to start an alliance with a ham radio operator in your area and how to get a ham radio license, but the easiest path to getting on the air is to quickly apply for a GMRS license that does not require taking exams. It’s a straightforward application that costs 35 dollars, and the Federal Communication Commission grants it for 10 years. That’s the only resource you will need in the short term to get started, but they are not enough to be successful. 

There’s a crucial step in the process of how to take advantage of amateur radio that you shouldn’t skip: planning and drilling. 

Newsrooms and reporters need to practice before the hurricane season to be sure they can operate their radio equipment when its an emergency.

Even if you decide to use it only to do check-ins with your staff, you need to develop a detailed scenario plan outlining an emergency situation, including communication challenges, resource limitations, and response protocols. 

Drafting these scenarios will help you when they actually happen. 

The first step is to design what you want to test and draft a “Preparedness Drill.” Your drill can be designed for any natural disaster, but I will focus on hurricanes as they are the most common disasters affecting several jurisdictions in the US, including Puerto Rico, where I’ve been based for the last seven years.

How to design an emergency radio drill

1. Describe a scenario. Apply the traditional 5 W — what, where, when, who, and why — to describe it. By drafting a scenario, you will create a simulated environment that closely resembles real-life situations. Define the scenario events as realistically as possible. This realism allows participants to experience and respond to scenarios as they would in an actual emergency, helping them develop practical skills, confidence, and knowledge to deal with the scenario. Scenario events also enable the newsroom participants and emergency managers to assess reporters’ performance and identify areas for improvement. Observing how reporters respond to their specific scenarios provides valuable insights into their strengths, weaknesses, and training needs. Here is an example.
   
   • Scenario:
     • A category 5 hurricane making landfall in the coastal region of [area], resulting in widespread power outages, infrastructure damage, and communication disruptions. 

With the onset of hurricane season approaching, [the newsroom] is organizing a radio emergency preparedness drill to ensure vital communication during hurricane-related emergencies. The drill will focus on testing reporters’ ability to establish and maintain communications networks, relay critical information, and coordinate with ham radio operators to relay information from GMRS licensees. 

2. Explain the objectives you and your newsroom would like to achieve during the drill. Keep them simple and precise, especially if this is the first time you will be conducting an exercise. You can always escalate and propose more elaborate goals in the future. For example:
   
   • Scenario Objectives:
     • Test reporters’ proficiency in emergency communication procedures and protocols.
     • Evaluate the effectiveness of communication systems and equipment under simulated hurricane conditions.
     • Practice coordination and collaboration between ham radio operators and GMRS-licensed reporters.
     • Identify strengths, weaknesses, and areas for improvement in emergency communication preparedness during hurricane-related emergencies.

3. Draft a detailed scenario including the following information. It’s the standard used by ham radio operators.
   
   Scenario Details:
   
   Date: Saturday, May 15th, 2024
   
   Time: 0900-1100 hours (remember to use Military time hours) 
   
   Location: Location 1, location 2, location 3, location 4, location 5. All based on where the reporters have been deployed.
   
   Weather Conditions: Simulated hurricane conditions, including 175 mph maximum sustained winds; 1,029 millimeters (41 inches) of rain; two tornadoes appeared to pass very close to the [area] Post Office, 5.44 maximum storm surge (feet above mean sea level). (This was Hurricane Maria’s impact on Puerto Rico in 2017.) 
   
   Communications conditions: Overall, 95.2% of cell sites are out of service. All counties in the area have greater than 75% of their cell sites out of service. 48 out of the 78 counties in the area have 100% of their cell sites out of service. (Check the FCC’s Hurricane María Report for details on when this happened.) 
   
   Communication Channels and frequencies: UHF bands – 462.650 frequency. 
   
   Participants: 3 ham radio operators, 3 emergency management personnel, 5 GMRS licensed reporters. Add the call signs of every participant to the list of participants.
   
   Scenario Events: Before Hurricane William’s impact, expected at 0615 hours, reporters need to relay their welfare status and the weather status in their area an hour before the impact, and 30 minutes after if possible. 
   
   With sustained wind speeds of 175 mph, Hurricane William is expected to leave [the area] at 2000 hours. Reporters are expected to update their status as soon as the hurricane passes their area.
   
   Hurricane William has impacted three of the four reporters deployed all over the area by [the newsroom].
   
   The reporter in [add location 1] is physically fine but isolated by flooding.
   
   The reporter in [add location 2] has lost her house, and she is trying to get to the closest shelter in her car, which has been flooded, but it is still working. Her tank is full.
   
   The reporter in [add location 3] is fine and has been able to contact the ham radio team to relay her welfare status. 
   
   There’s no news from the reporter in [add location 4].
   
   An hour later, during her second on-air check-in, the reporter in [location 1] will request assistance to be evacuated. 
   
   During her second on-air check-in, the reporter in [location 2] will be asked to reveal where she has found refuge and how long she can stay there. 
   
   During her second check-in on air, the reporter in [location 3] will report if she was able to contact a ham radio operator to get information from the reporter in [location 4]. 
   
   The editor in [location 5] will gather all the information and report it to a [newsroom] member on the mainland through a ham radio operator based in Missouri. 

The whole exercise should not last more than two hours, according to William Planas, Section Emergency Coordinator or Puerto Rico’s ARES team.

4. After preparing all the details, communicate exercise information, including date, time (and frequency if it will be repeated), and operating procedures, to ham radio operators and participating GMRS reporters through various channels like emails, calendars, Zoom calls, or in-person meetings and provide a briefing.
   
5. Once the drill has been conducted, collect participant feedback and identify areas for improvement. Emergency ham radio operators usually conduct an After Action session and write a report with the findings. It is ideal to take a break after the exercise and return to the After Action session on the same day to gather as much information as possible.
   
6. Produce a summary report documenting the exercise outcomes, key findings, lessons learned, and recommendations for enhancing emergency communication preparedness in your newsroom.
   
7. Depending on the results, inform the team if future training and preparedness efforts will be needed to nail the emergency radio operations.

If you and your newsroom can implement an ARENA or use radio equipment and a GMRS license, all of you will be better prepared to report on your well-being and have access to more resources to work during the aftermath of an extreme natural disaster. I sincerely wish that my newsrooms and I had such an opportunity back in 2017 when Hurricane María in Puerto Rico devastated the archipelago. It would have spared us from spending an entire week in anguish, sorrow, and despair, anxiously awaiting news of their safety.

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Cómo planificar las comunicaciones de emergencia antes de la temporada de huracanes

Aquí, un modelo de ejercicio de emergencia por radio para que periodistas se comuniquen con sus jefes tras una catástrofe natural

Hay un refrán que dice: “Si fracasas en planificar, estás planeando fracasar”. No, no es una cita de Benjamin Franklin. Pero es completamente cierto. 

Aunque ya se acerca la temporada de huracanes, aún estás a tiempo de poner en marcha una Amateur Radio Emergency Newsroom Alliance (ARENA) o alianza de redacciones y radioaficionados de emergencia. O, al menos, estás a tiempo de conseguir tu equipo de radio y una licencia GMRS para poder comunicarte dentro de tu equipo si se caen las comunicaciones por Internet, los celulares y la electricidad. 

Durante mi RJI fellowship, he explicado cómo iniciar una alianza con un radioaficionado de tu zona y cómo obtener una licencia de radioaficionado, pero el camino más fácil para salir al aire es solicitar rápidamente una licencia GMRS que no requiere dar exámenes. Es una solicitud sencilla que cuesta 35 dólares, y la Comisión Federal de Comunicaciones (FCC, por sus siglas en inglés) la concede por 10 años. Ese es el único recurso que necesitarás a corto plazo para empezar, pero no es suficiente para tener éxito. 

Hay un paso crucial en el proceso para sacar partido de la radioafición que no debes saltarte: la planificación y la práctica. 

Las redacciones y los y las periodistas necesitan practicar antes de la temporada de huracanes para asegurarse de que pueden operar sus equipos de radio cuando se trate de una emergencia.

Incluso, aunque decidas utilizar la radio sólo para hacer check-ins con tu personal, debes elaborar un plan de escenarios detallado que describa una situación de emergencia, incluidos los problemas de comunicación, las limitaciones de recursos y los protocolos de respuesta. 

La elaboración de estos escenarios te ayudará cuando se produzcan realmente. 

El primer paso es diseñar lo que quiere poner a prueba y redactar un “Simulacro de Preparación”. Tu simulacro puede diseñarse para cualquier catástrofe natural, pero me centraré en los huracanes, ya que son las catástrofes más comunes que afectan a varias jurisdicciones de Estados Unidos, incluido Puerto Rico, donde he estado destinada los últimos siete años.

Cómo diseñar un simulacro de emergencia por radio

1. Describe un escenario. Aplica las tradicionales 5 W -qué, dónde, cuándo, quién y por qué- para hacerlo. Al redactar un escenario, crearás un entorno que se asemejará mucho a las situaciones de la vida real. Define los acontecimientos del escenario de la forma más realista posible. Este realismo permite a quienes participan experimentar y responder a los escenarios como lo harían en una emergencia real, ayudándoles a desarrollar habilidades prácticas, confianza y conocimientos para hacer frente al escenario. Los escenarios también permiten a la redacción y a los managers de emergencias evaluar la actuación de los y las reporteras e identificar áreas de mejora. Observar cómo responden a las situaciones concretas les permite conocer sus puntos fuertes y débiles y sus necesidades de formación. He aquí un ejemplo.
   
   Escenario:
   Un huracán de categoría 5 toca tierra en la región costera de [zona], provocando cortes de electricidad generalizados, daños en las infraestructuras e interrupciones en las comunicaciones. 
   
   Ante la proximidad del inicio de la temporada de huracanes, [la redacción] está organizando un simulacro de emergencia por radio para garantizar una comunicación vital durante emergencias relacionadas con huracanes. El simulacro se centrará en poner a prueba la capacidad de los y las reporteras para establecer y mantener redes de comunicaciones, retransmitir información crítica y coordinar con radioaficionados la retransmisión de información de quienes tengan licencias de GMRS. 

2. Explica los objetivos que tú y tu redacción desean alcanzar durante el simulacro. Busca que sean sencillos y precisos, especialmente si es la primera vez que vas a realizar un ejercicio. Siempre puedes escalar y proponer objetivos más elaborados en el futuro. Por ejemplo: 
   
   • Objetivos del escenario:
     
     • Poner a prueba la destreza de los y las reporteras en los procedimientos y protocolos de comunicación de emergencias.
     • Evaluar la eficacia de los sistemas y equipos de comunicación en condiciones de huracán simuladas.
     • Practicar la coordinación y colaboración entre radioaficionados y periodistas con licencia GMRS.
     • Identificar las fortalezas, debilidades y áreas de mejora en la preparación de las comunicaciones de emergencia durante situaciones críticas relacionadas con huracanes.

3. Redacta un escenario detallado que incluya la siguiente información. Es el estándar utilizado por los radioaficionados.
   
   Detalles del escenario:
   
   Fecha: Sábado, 15 de mayo de 2024
   
   Hora: 0900-1100 horas (recuerda utilizar la hora militar) 
   
   Localización: Lugar 1, lugar 2, lugar 3, lugar 4, lugar 5. Todo basado en los sitios donde los y las reporteras han sido desplegados. 
   
   Condiciones meteorológicas: Condiciones simuladas de huracán, incluyendo vientos máximos sostenidos de 175 mph; 1,029 milímetros (41 pulgadas) de lluvia; dos tornados parecieron pasar muy cerca de la Oficina de Correos de [zona], marejada ciclónica máxima de 5.44 (pies sobre el nivel medio del mar). (Este fue el impacto del huracán María en Puerto Rico en 2017). 
   
   Condiciones de las comunicaciones: En general, el 95,2% de los sitios celulares están fuera de servicio. Todos los condados de la zona tienen más del 75% de sus sitios celulares fuera de servicio. 48 de los 78 condados de la zona tienen el 100% de sus sitios celulares fuera de servicio. (Consulta el Informe sobre el huracán María de la FCC para obtener detalles sobre cuándo ocurrió esto). 
   
   Canales y frecuencias de comunicación: Bandas UHF — frecuencia 462.650. 
   
   Participantes: 3 radioaficionados, 3 personal de gestión de emergencias, 5 reporteros con licencia GMRS. Añade los call signs de cada participante a la lista de participantes. 
   
   Eventos del Escenario: Antes del impacto del huracán William, previsto para las 0615 horas, los y las reporteras deben transmitir su estado de bienestar y el estado del tiempo en su zona una hora antes del impacto, y 30 minutos después si es posible. 
   
   Con vientos sostenidos de 175 mph, se espera que el huracán William abandone [la zona] a las 2000 horas. Se espera que las y los reporteros actualicen su estado en cuanto el huracán pase por su zona. 
   
   El huracán William ha afectado a tres de cuatro periodistas desplegados por toda la zona por [la redacción].
   
   La reportero en [añadir lugar 1] se encuentra bien físicamente pero aislada por las inundaciones. 
   
   La reportera de [añadir lugar 2] ha perdido su casa y está intentando llegar al refugio más cercano en su auto, que se ha inundado, pero aún funciona. Su depósito de gasolina está lleno. 
   
   La reportera de [añadir lugar 3] está bien y ha podido contactar con el equipo de radioaficionados para transmitir su estado de bienestar. 
   
   No hay noticias de la reportera de [añadir lugar 4]. 
   
   Una hora más tarde, durante su segundo check-in por radio, la reportera de [lugar 1] solicitará ayuda para ser evacuada. 
   
   Durante su segundo check-in por radio, se pedirá a la reportera de [lugar 2] que revele dónde ha encontrado refugio y cuánto tiempo puede permanecer allí. 
   
   Durante su segundo check-in por radio, la reportera de [lugar 3] comunicará si ha podido ponerse en contacto con un radioaficionado para obtener información de la reportera de [lugar 4]. 
   
   La editora de [lugar 5] recopilará toda la información y la transmitirá a un miembro de [la redacción] en Estados Unidos a través de un radioaficionado con base en Missouri. 

Todo el ejercicio no debería durar más de dos horas, según William Planas, Coordinador de la Sección de Emergencias o el equipo ARES de Puerto Rico.

4. Después de preparar todos los detalles, comunica la información del ejercicio, incluida la fecha, la hora (y la frecuencia si se va a repetir) y los procedimientos operativos, a los radioaficionados y a los y las reporteras con licencia GMRS participantes a través de varios canales como correos electrónicos, calendarios, llamadas de Zoom o reuniones en persona y organiza una sesión informativa. 
   
5. Una vez realizado el simulacro, recoge el feedback de los participantes e identifica las áreas de mejora. Los radioaficionados de emergencias suelen realizar una sesión posterior a la acción (After Action session) y redactar un informe con las conclusiones. Lo ideal es tomarse un descanso después del ejercicio y volver a la sesión de After Action el mismo día para recopilar la mayor cantidad de información posible. 
   
6. Elabora un informe resumido que documente los resultados del ejercicio, las principales conclusiones, las lecciones aprendidas y las recomendaciones para mejorar la preparación de las comunicaciones de emergencia en tu redacción.
   
7. En función de los resultados, informa al equipo de si serán necesarios futuros esfuerzos de entrenamiento y preparación para tener éxito en las operaciones radiofónicas de emergencia.

Si tú y tu redacción pueden poner en marcha una ARENA o utilizar un equipo de radio y una licencia GMRS, todos ustedes estarán mejor preparados para informar sobre su bienestar y tendrán acceso a más recursos para trabajar durante las secuelas de una catástrofe natural extrema. Desearía sinceramente que mis redacciones y yo hubiéramos tenido una oportunidad así allá por 2017, cuando el huracán María en Puerto Rico devastó el archipiélago. Nos habría evitado pasar una semana entera de angustia, pena y desesperación, esperando ansiosamente noticias sobre ellos.